Política de Tratamiento de Datos Personales

  1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos generales para el tratamiento de los datos personales que se recolecten en el desarrollo del objeto social de EVE DISTRIBUCIONES S.A.S., estableciendo los datos que se recolectan, el tratamiento que se brinda y los procedimientos para hacer efectivos los derechos derivados de los mismos.

  1. ALCANCE

La presente política aplica para los colaboradores, clientes, proveedores, candidatos en proceso de selección y grupos de interés.

  1. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva

intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Datos biométricos: La biometría es una tecnología de seguridad que se basa en el reconocimiento de las características físicas e intransferibles de las personas. Es decir, es un método automatizado por medio del cual se puede de manera precisa, reconocer a un individuo con base en sus características físicas o de comportamiento. Los mecanismos de recolección que eventualmente se emplearían en el desarrollo de nuestro objeto social son: video grabación, registro fotográfico y huella dactilar.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

En todo caso, los conceptos emanados de la presente política deberán entenderse en concordancia con la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten o complementen.

  1. ABREVIATURAS EMPLEADAS N/A
  2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Y/O REGISTRO
N/A Ley 1581 de 2012
N/A Decreto 1377 de 2013
  1. POLITICAS DE OPERACIÓN 

6.1. Responsable del Tratamiento y/o Uso de los Datos Personales

La persona jurídica que responde por los datos personales suministrados, los cuáles reposan en sus bases de datos, es la sociedad EVE DISTRIBUCIONES S.A.S., identificada con N.I.T. 891.409.291 – 7, con domicilio principal en la calle 22 No. 9-63 de la ciudad de Pereira, Colombia; teléfono y correo electrónico de contacto son 018000938384 y micliente@evedisa.com.co, respectivamente.

6.2. Protección de la Privacidad

La Compañía está comprometida en proteger su privacidad. En esta política se describe la información que la misma recolecta de sus clientes, proveedores, colaboradores y demás grupos de interés y su tratamiento.

La Compañía asegura que cualquier información que usted provea será mantenida privada y segura. Para dar fe de esto, en este documento se proporcionan los detalles de la información que se recaba y de qué manera se utiliza. Nunca se recolectará información sin su consentimiento explícito.

6.3. Tipo de información recolectada

Recolectamos información de identificación personal (IP), la cual incluye pero no se limita a, e-mail, celular, teléfono, número de identificación personal y dirección de residencia. Esta información es cedida voluntariamente durante el desarrollo de las diferentes actividades desarrolladas por la Compañía para el cumplimiento de su objeto social.

Para el caso de nuestros colaboradores y grupos de interés, si los datos son diferentes a los mencionados, su recolección se hará de acuerdo a su naturaleza, y estará enmarcada en la Ley 1581 de 2012, en la presente política, y se sujetarán a lo dispuesto en el contrato o vínculo jurídico respectivo, previa autorización.

En cualquier momento, los titulares de los datos que son tratados por la Compañía podrán solicitar la baja de su información de la base de datos, por medio del procedimiento destinado para tal efecto que se detalla más adelante en este escrito.

Para el desarrollo de nuestro objeto social, información de tipo sensible de nuestros colaboradores y grupos de interés en general. podemos  llegar  a  conocer  o  tratar clientes,   proveedores,   candidatos,

6.4. Derechos del Titular de la Información

Conforme a lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, a usted como titular de los datos personales suministrados le asisten los siguientes derechos:

6.4.1. Conocer, actualizar y rectificar todos sus datos personales que obren en la base de datos de la Compañía.

6.4.2.  Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía.

6.4.3. Ser informado por la Compañía, previa solicitud escrita, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

6.4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen y/o complementen.

6.4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6.5. Tratamiento y/o Uso de la información

En virtud de las actividades desarrolladas por la Compañía para el cumplimiento de nuestro objeto social, y principalmente con el fin de suministrar un excelente servicio a nuestros clientes, y sostener una óptima relación con colaboradores, grupos de interés, y proveedores, solicitamos y almacenamos ciertos datos de carácter personal.

El propósito final de la recolección de esta información es concretar una exitosa relación laboral, comercial o de relacionamiento en general, según sea el caso. Es decir, la información se almacena y se trata con el fin de prestar un mejor servicio y cumplir con nuestro objeto social. Lo anterior no obsta para que, así mismo, esta información pueda ser utilizada por la Compañía para ofrecerle a usted servicios y funcionalidades que se adecuen mejor a sus necesidades. De igual manera, nos permite hacerle llegar por distintos medios y vías, información de nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, concursos, contenidos que creemos pueden serle de interés e información de carácter legal, según el tipo de vinculación.

Para el caso de la captura de datos biométricos que se realice respecto de clientes, proveedores, candidatos, colaboradores y grupos de interés en general, a través de mecanismos como video grabación, registro fotográfico y huella dactilar, esta será realizada siguiendo los parámetros establecidos en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario, teniendo en cuenta que la finalidad aplicable a todos nuestros grupos con la recolección de este tipo de datos, es garantizar su seguridad, dar cumplimiento a requerimientos de carácter legal y promover nuestras actividades corporativas. Además de lo anterior, los datos personales que recabamos tienen las siguientes finalidades:

6.5.1.  Respecto de nuestros clientes:

6.5.1.1. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, concursos y contenidos, facilitando el acceso general a la información de estos.

6.5.1.2.       Proveer nuestros productos y/o servicios.

6.5.1.3. Informar sobre nuevos productos y/o servicios relacionados con aquellos que ya han sido adquiridos y/o contratados.

6.5.1.4.       Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas.

6.5.1.5. Ponernos en contacto con el fin de ofrecerle por distintos medios y vías (incluyendo e-mail, SMS, etc.) ofertas de nuevos productos y/o servicios e informar sobre los cambios de estos.

6.5.1.6. Realizar evaluaciones sobre la calidad de nuestros productos y/o servicios.

6.5.1.7. Desarrollar estudios internos sobre los intereses, el comportamiento y la demografía de los usuarios con el objetivo de comprender mejor sus necesidades e intereses (hábitos de consumo) y brindar un mejor servicio.

6.5.1.8. Suministrar los datos personales de los usuarios y clientes a las autoridades competentes que intervengan en la resolución de controversias de los clientes y/o proveedores, en caso de ser formalmente solicitados.

6.5.2.  Respecto de nuestros proveedores:

6.5.2.1. Enviar y recibir correos electrónicos, cartas, certificaciones, y en general solicitar datos, comerciales o financieros, en el marco de las leyes aplicables.

6.5.2.2. Realizar el proceso selección, evaluación y reevaluación de proveedores de la empresa.

6.5.2.3. Dar cumplimiento a las obligaciones comerciales y contractuales contraídas.

6.5.3.  Respecto de nuestros colaboradores

6.5.3.1.       Dar cumplimiento a las obligaciones de ley.

6.5.3.2. Efectuar el pago de nómina, prestaciones sociales y aportes a la seguridad social del colaborador.

6.5.3.3. Suministrar información al colaborador que pueda ser de su interés sobre asuntos propios de la organización e información comercial de sus canales de venta y distribución.

6.5.3.4. Participar en licitaciones públicas, privadas o demás procesos de contratación.

6.5.3.5. En general, demás actividades requeridas para desarrollar el objeto social de la compañía en su rol de empleadora.

6.5.3.6. Suministrar los datos personales de los usuarios a las autoridades competentes que intervengan en la resolución de controversias de los clientes y/o proveedores, en caso de ser formalmente solicitados.

Parágrafo: Tratándose de información relativa a datos sensibles en el marco del vínculo laboral, o datos sobre niñas, niños y adolescentes, la entrega de tal información será siempre de carácter facultativo y el colaborador se reserva el derecho a no otorgar su consentimiento para el tratamiento de tales datos personales.

6.5.4.  Respecto de los candidatos en procesos de contratación laboral

6.5.4.1.       Analizar y actualizar el perfil profesional y personal del candidato.

6.5.4.2. Consultar bases de datos necesarias por ley o política de la compañía y que sean afines al proceso de contratación.

6.5.4.3.   Evaluar la posibilidad de invitarlo a participar en procesos de contratación. Parágrafo 1: La hoja de vida del candidato será destruida dentro de los treinta

  • días hábiles si no allega autorización del tratamiento de sus datos, y no será tenida en cuenta en futuros procesos de contratación que sean realizados en la compañía.

Parágrafo 2: Tratándose de información relativa a datos sensibles o biométricos en el marco de procesos de selección de personal, la entrega de tal información será siempre de carácter facultativo y el candidato se reserva el derecho a no otorgar su consentimiento para el tratamiento de tales datos personales.

6.6. Confidencialidad de la Información.

Como Compañía haremos todo lo que esté a nuestro alcance para proteger la privacidad de la información. Puede suceder, que en virtud de órdenes judiciales, o de regulaciones legales, nos veamos compelidos a revelar información a las autoridades o terceras partes bajo ciertas circunstancias, o bien, que se presenten casos de interceptación a la información o transmisiones de datos, caso en el cual no nos comprometemos a responder por la información que sea revelada.

6.7. E-mails, Mensajes de Texto (SMS) y Llamadas Telefónicas

El envío de e-mails y mensajes de texto (SMS) o la realización de llamadas telefónicas, son parte de un proceso inherente al desarrollo y prestación de nuestro objeto social, o bien podríamos hacerlo en las siguientes circunstancias:

6.7.1.  Como recordatorio de los productos y servicios que ofrecemos.

6.7.2. Avisos y comunicaciones relacionados con la relación laboral y/o comercial con la Compañía.

6.7.3.  Información sobre eventos o campañas promocionales.

6.7.4. Información relacionada con la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

6.7.5. Para ofrecer productos y servicios relacionados. De todas maneras, en cada uno de los e-mails que enviemos siempre ofreceremos la posibilidad de cancelar la suscripción (opt-out) para dejar de recibir e-mails en el futuro.

6.8. Seguridad

Empleamos diversas técnicas de seguridad para proteger tales datos de accesos no autorizados por terceros. Sin embargo, no nos hacemos responsables por las interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas. Tampoco de la indebida utilización de la información obtenida por esos medios.

6.9. Transferencia en circunstancias especiales

Si se da una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos sustancial, reorganización o liquidación; podremos discrecionalmente, transferir, vender o asignar la información recabada en su base de datos a una o más partes relevantes.

6.10.            Área responsable de las atenciones: Servicio al Cliente

Dado el caso de querer ejercer los derechos que le asisten como titular de la información, puede contactar al departamento de Servicio al Cliente de EVE DISTRIBUCIONES S.AS. para tramitar su petición. Éste se encargará de brindarle la debida gestión.

6.11.            Procedimiento para que los usuarios puedan ejercer sus derechos

Las peticiones relacionadas con su información, dirigidas al área se Servicio al Cliente, podrán realizarse al correo electrónico micliente@evedisa.com.co, o bien por comunicación escrita dirigida a la dirección calle 22 No. 9-63 de la ciudad de Pereira, Colombia.

En el mail y/o carta escrita se deberá explicitar la petición de manera clara y concreta, para que nos sea posible conocer y entender cuál es la intención final (actualización, supresión, rectificación de datos personales y/o revocatoria de la autorización, entre otros). Lo anterior con el fin de brindarle la respuesta más eficiente y efectiva que le sea posible. En la petición se deberá incluir el nombre completo del titular y la cédula, de manera tal, que se pueda determinar quién realiza la petición y respecto de los datos personales de quién se habrá de realizar el trámite que corresponda. En todo caso, nos comprometemos a brindarle una respuesta a su consulta dentro de un término de diez (10) días hábiles, en los términos del artículo 14 de la Ley 1581 de 2012

6.11.1. Trámite especial para el ejercicio del derecho de acceso.

En cualquier momento, como titular de los datos, podrá exigir mediante comunicación escrita, bien sea física o mediante correo electrónico, de la forma indicada en el numeral anterior, que se les suministre o se les facilite el acceso a los datos personales que tengamos en nuestro poder.

Este derecho podrá ser ejercido al menos una vez al mes y/o cada vez que se realicen modificaciones sustanciales a esta política. El término de respuesta establecido para estos trámites, es de 5 a 10 días hábiles, inclusive.

6.11.2. Trámite especial para reclamos.  

El titular de los datos, o quien por ley o autorización se encuentre facultado para tal efecto, podrá elevar un reclamo escrito, bien sea en físico o por correo electrónico, en donde se incluya la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer.

El tiempo de respuesta se regirá por lo contemplado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, es decir, el reclamo será atendido dentro de los 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

6.12.            Modificaciones de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Si realizamos la modificación parcial o general en cualquier momento a la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, los cambios serán efectivos desde el momento en que sea publicada, por cualquiera de los medios de comunicación con los que contamos como compañía (página web, correo electrónico, SMS, etc.).

6.13.            Disposiciones finales.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tendrá plena vigencia y efectos a partir del 05 de febrero de 2020.